Partager les photos d'un événement d'entreprise : checklist d'organisation
Pour partager les photos d'un événement d'entreprise sans courir après les fichiers dans plusieurs conversations, prévoyez un point de collecte et une personne chargée de vérifier les contributions. Avec AlbumDrive, l'organisateur connecte Google Drive et les participants choisissent leurs photos pour les envoyer par lien ou QR code, depuis leur navigateur, sans application ni compte.
Collecter les photos, ouvrir une galerie, approuver le contenu et le projeter sont des choix différents. Cette checklist vous aide à préparer un congrès, une journée d'équipe ou une soirée d'entreprise.
Avant : définir le compte et l'utilisation des images
Choisissez l'organisateur et le compte Google Drive à connecter. Confirmez auprès de votre organisation que l'usage prévu respecte ses règles et vérifiez l'espace disponible. Un compte professionnel peut imposer des restrictions de connexion ou de partage différentes d'un compte personnel.
Configurez le nom, la date et l'heure de début : la période d'envoi commence à ce moment. Accordez-vous ensuite sur trois points :
- Le contenu attendu : activités et rencontres, par exemple, mais pas d'écrans contenant des informations internes ou de documents clients.
- La vérification : désignez une personne et son relais. Il s'agit de responsabilités dans votre organisation, pas de rôles d'entreprise supplémentaires créés automatiquement par AlbumDrive.
- Le public visé : distinguez l'album souvenir des participants d'une sélection pour la communication externe. Faites valider les règles de prise de vue et de publication par les responsables concernés ; un album ne règle pas ces questions à votre place.
Exemple de préparation, et non témoignage client : pour une journée d'équipe, l'accueil présente le QR code et la communication vérifie les contributions avant de préparer une sélection. Un écran en direct n'est pas indispensable à cette collecte.
Distinguer galerie et autorisations Drive
Partagez l'accès invité, pas le lien de gestion. Ne distribuez pas les identifiants de l'organisateur pour faciliter le travail d'équipe.
Vérifiez ce que permet de voir la galerie, puis contrôlez séparément les liens vers les dossiers et fichiers Drive. Masquer la galerie ou activer un code PIN ne révoque pas les autorisations Drive déjà accordées. Connecter un compte ne réserve pas automatiquement l'événement aux seuls salariés.
Testez l'accès depuis un téléphone sans session organisateur. Pendant la période d'envoi, choisissez une photo de test et vérifiez sa réception ainsi que son fichier dans Drive. Le guide du lien pour recevoir des photos dans Google Drive détaille la copie de l'adresse et les vérifications utiles.
Pendant : expliquer une participation volontaire
Ajoutez le lien aux messages adressés aux participants et placez le QR code à l'accueil ou près d'une activité adaptée. Accompagnez-le d'une phrase expliquant comment participer et jusqu'à quand, plutôt que d'afficher un code sans contexte.
Adaptez ce texte en remplaçant LIEN_DE_L_EVENEMENT et en précisant la date limite et l'usage convenus :
Partagez vos photos de la journée sur LIEN_DE_L_EVENEMENT. Choisissez les images que vous souhaitez transmettre et envoyez-les depuis votre navigateur, sans application ni compte. Évitez les informations internes et tout contenu qui ne doit pas être partagé. Consultez l'invitation pour connaître la date limite et l'utilisation prévue des photos.
Seuls les fichiers choisis et envoyés sont collectés : l'album ne récupère pas automatiquement tout ce que les participants photographient. Un rappel en fin de journée peut être plus utile que plusieurs interruptions.
Prévoir la projection comme une étape distincte
La projection nécessite Premium. Testez le matériel, la connexion internet et la lisibilité depuis l'emplacement du public. Si vous devez vérifier les images avant leur affichage, configurez et testez l'approbation préalable, également incluse dans Premium, et désignez la personne qui s'en chargera.
Ne promettez pas de délai fixe entre envoi et affichage : la connexion, le transfert et la vérification interviennent. Le guide de projection de photos en direct couvre la préparation technique. Pour collecter et distribuer des photos, un écran n'est pas nécessaire.
Après : sélectionner et vérifier les destinataires
Envoyez votre dernier rappel tant que les envois sont ouverts. Vérifiez les contributions et préparez la sélection dans un dossier séparé, sans déplacer ni supprimer les originaux de l'événement sans en mesurer les conséquences. Contrôlez les destinataires et leurs droits avant de diffuser le lien.
Gardez une sauvegarde indépendante des photos importantes. La fermeture des envois ne supprime pas à elle seule les fichiers dans Drive, mais la disponibilité de la galerie dépend aussi des réglages et de la connexion au Drive. Son lien ne remplace pas votre archive de travail.
Checklist réutilisable
Copiez ce tableau dans votre document de coordination. Attribuez des noms et mettez le statut à jour au fil des vérifications.
| Moment | Tâche | Responsable | Statut |
|---|---|---|---|
| Avant | Confirmer compte Drive, règles internes et espace | À désigner | À faire |
| Avant | Vérifier début, période d'envoi et visibilité | À désigner | À faire |
| Avant | Tester l'accès et un envoi pendant la période autorisée | À désigner | À faire |
| Avant | Préparer message et QR ; tester l'écran si prévu | À désigner | À faire |
| Pendant | Présenter l'album et assurer la vérification prévue | À désigner | À faire |
| Clôture | Rappeler l'envoi tant qu'il reste ouvert | À désigner | À faire |
| Après | Vérifier sélection, destinataires, droits et sauvegarde | À désigner | À faire |
Choisir l'offre selon le besoin
Free permet jusqu'à 30 photos pendant 3 jours. Plus et Premium proposent 30 jours d'envoi et des vidéos activées par l'organisateur, de 30 secondes et 100 Mo maximum chacune. Plus inclut la modération après l'envoi ; l'approbation préalable et la projection nécessitent Premium. La capacité de l'album et l'espace disponible dans Google Drive restent des limites.
Découvrez AlbumDrive pour les événements professionnels avant de préparer le vôtre.